Emitir facturas electrónicas en México parece sencillo, pero hay detalles importantes que pueden generar problemas fiscales, rechazo por parte del cliente o incluso sanciones del SAT. En este artículo te compartimos los 5 errores más comunes al emitir CFDI y cómo puedes evitarlos fácilmente con las herramientas correctas.
Errores comunes que se cometen al crear facturas electrónicas y como prevenirlos
1. Datos fiscales incorrectos del receptor
Este es uno de los errores más frecuentes, especialmente desde la implementación del CFDI 4.0, donde el nombre, código postal y régimen fiscal deben coincidir exactamente con los registros del SAT. Si hay una letra de más o un espacio incorrecto, el SAT puede rechazar la factura o tu cliente no podrá deducirla.
¿Cómo evitarlo?
Utiliza un sistema que valide automáticamente los datos fiscales antes de timbrar o permite importar los datos directamente del portal del SAT.
2. Uso incorrecto del complemento de pagos
El complemento de pagos debe emitirse cuando recibes pagos en parcialidades o diferidos. Muchos contribuyentes no lo utilizan correctamente, lo omiten o lo generan con información incompleta, lo que genera discrepancias fiscales.
¿Cómo evitarlo?
Automatiza el proceso con un software que genere el complemento solo cuando corresponde y que se alimente directamente de los pagos registrados.
3. Timbrado de facturas con errores o en versión antigua
Seguir emitiendo CFDI en versiones anteriores, como la 3.3, o no cumplir con los nuevos campos obligatorios puede hacer que tu factura sea inválida. Esto es crítico desde la entrada en vigor del CFDI 4.0.
¿Cómo evitarlo?
Asegúrate de usar un sistema actualizado con CFDI 4.0, que te indique si falta algún dato obligatorio antes de timbrar.
4. Cancelaciones mal gestionadas
Desde 2022, cancelar un CFDI requiere indicar el motivo y, en algunos casos, relacionar la nueva factura. Muchos usuarios cancelan sin seguir este procedimiento, lo que puede generar alertas en el SAT.
¿Cómo evitarlo?
Tu software debe ofrecer una función de cancelación con motivos predefinidos y control de sustitución si aplica.
5. No guardar los XML de respaldo
Algunos contribuyentes solo guardan el PDF, pero el XML es el archivo legal válido ante el SAT. No tenerlos organizados puede generar problemas en auditorías o devoluciones.
¿Cómo evitarlo?
Utiliza una plataforma que almacene automáticamente los XML y los relacione con cada cliente o folio, con opción de descarga masiva o consulta rápida.
Conclusión
Emitir facturas electrónicas correctamente es clave para evitar problemas fiscales y brindar un servicio profesional a tus clientes. Con un software especializado y actualizado, puedes automatizar todo el proceso, reducir errores y garantizar el cumplimiento ante el SAT.
MasterEDI te ayuda a evitar estos errores con validaciones automáticas, actualizaciones constantes y un manejo ágil de CFDI, complementos y cancelaciones. Contáctanos y conoce cómo podemos ayudarte.
